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【 動画で紹介 】与信管理ワークフローで与信申請を効率化!~相談機能編 ~

こんにちは、MCC与信管理ラボ編集部です。
前回の記事につづき、当社の「与信管理ワークフロー」をご紹介します。

与信管理ワークフローとは?

与信管理ワークフローは、与信管理業務を効率的かつスピーディーに行うためのワークフローツールです。
※詳しくはこちらの記事をご覧ください。

テレワークにおけるコミュニケーションの難しさ

「ちょっとした確認」のハードルが上がった?

新型コロナウイルスの感染拡大の影響で、わたしたちの業務を取り巻く環境が一変しました。今年4月に緊急事態宣言が発令されてから(5月に一応は解除されましたが)、必要なタイミングで出社しつつ、テレワークを継続している方も多いのではないでしょうか。

テレワークへの移行で、業務に関する報告・連絡・相談、あるいは雑談、といったコミュニケーションのあり方も様変わりしました。

いままでは、隣にいる先輩・後輩、近くに座っている上司・部下に口頭でさっと確認できたことも、リモート環境で見えない相手の状況を伺うあまり確認を先延ばしにしてしまったり、相談する際に前提条件をしっかりと共有しないと認識に齟齬が生じやすかったり、出社して仕事をする場合と比較して、コミュニケーションのハードルが一段上がった気がします。

テレワークに関する意識・実態調査

ここで、テレワークに関する意識・実態調査を参照してみましょう。

サイボウズ チームワーク総研が「週1回以上在宅勤務をしている会社員・公務員・経営者および役員」約3,000名を対象に行った調査(※)によると、

在宅勤務での「コミュニケーションがしにくい」人は、5割を超える。

また、同調査において実施されたテキストマイニングでは、「『業務に関わる』コミュニケーションがしにくい理由」として、

「相手の顔が見えない、状況が分からない」「電話など連絡の取りにくさ、メールなど時間がかかる」「上司とのやりとりが多い」「通信環境が悪い」「タイミングが難しい」

といった理由があがっていました。

もちろん、個人差はあるかと思いますが、「コミュニケーションのしにくさ」や「情報共有速度の低下」は、いま、多くの人に共通する課題のようです。

テレワークでの職場内コミュニケーション 「業務の話」は1日あたり「30分未満(0分含)」6割 「業務以外」は「0分」4割 ──若手ほど「コミュニケーションしにくい」と感じている傾向が:サイボウズ チームワーク総研

「この与信稟議、差し戻しするほどじゃないんだけど…」問題

ところで、与信限度額申請の受付や審査業務を行うなかで、こんなことはありませんか?

・基本的には与信限度額の更新に問題ないが、添付資料の一部が古い。
・前回申請分から申請者の所見が更新されていない。一方、調査会社の評価指標は変動しているので、念のため近況を確認したい。
・与信審査を行う上で判断に迷う。あらかじめ、自分の次に照査を行う上司に相談したい。


「申請者に差し戻しをするほどではないけれど、内容について確認したい」とき、みなさんならどのように対応しますか?

多くの場合、相手に直接連絡して確認するのではないかと思います。
ただ、直接やりとりしてしまうと、確認した過程が申請書には残らないですよね。メールやチャットの履歴を添付するのはやや面倒・・・
それに、前提となる情報を丁寧に共有しないと、行き違いが生じてしまうかも・・・

与信管理ワークフローの相談機能で、与信管理業務を円滑に

そんなモヤモヤを解消するのが、与信管理ワークフローの「相談機能」です。

相談機能ってなに?

相談機能とは、判定者(照査者)が申請書の内容について、申請者や他の判定者、特定のメンバーに対し、相談メッセージを送ることができる機能です。

※相談機能を利用するためには、与信管理ワークフローを構築する際に、あらかじめ同機能を有効にしておく必要があります。

詳しくは、こちらの動画をご覧ください。

相談機能を動画でご紹介


申請書ごとに相談メッセージを送ることができ、やりとりの履歴もしっかりと残ります。
回答者の画面上では「回答済」「未回答」といったステータスが一目でわかるので、「回答するつもりが、後回しにしているうちに忘れてた…」なんてことも防げますね。

まとめ

今回は、与信管理ワークフローの相談機能をご紹介しました。
動画でご紹介したとおり、相談機能は、従来より高くなってしまった「ちょっとした確認」のハードルを下げ、与信稟議を円滑に進めることができる機能です。

急激な変化を前に、組織単位で新しいコミュニケーション様式を習得したり、意識改革を行ったりするのは想像以上に労力のいること。便利なツールで補ってみてはいかがでしょうか。

このブログでは、今後も与信管理ワークフローの便利な機能や使い方をご紹介していきます!

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